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Die Vorbeglaubigung der Urkunde erfolgt
1. für Privatpersonen durch:
- das Landgericht
- die Landesbehörde
- die Bundesbehörde
2. für Unternehmen durch:
- das Landgericht
- die Landesbehörde
- die Bundesbehörde
- die Industrie- und Handelskammer/ Handelskammer
zu 1. für Privatpersonen:
- Das Landgericht ist für alle gerichtlichen Urkunden und für notarielle Namensbeglaubigungen zuständig (z. B. für Scheidungsurteile, Vollmachten). Übersetzungen eines vereidigten Übersetzers/ Dolmetschers müssen ebenfalls vom zuständigen Landgericht vorbeglaubigt werden. Die Vorbeglaubigung muss von einem/ einer Präsident/en/in, Vizepräsident/en/in oder einem/ einer Vorsitzendem/Vorsitzenden Richter/Richterin vorgenommen werden.
- Die Behörden der Bundesländer (s. u.) sind für Urkunden ihrer Verwaltungsbehörden und Städte zuständig (z. B. Geburtsurkunden, Zeugnisse, Ledigkeits-, Meldebescheinigungen, usw.).
- Bundesbehörden sind für die von ihnen ausgestellten Urkunden zuständig. Polizeiliche Führungszeugnisse des Bundesamtes für Justiz müssen vom Generalbundesanwalt beim Bundesgerichtshof/Bonn vorbeglaubigt werden.
zu 2. für Unternehmen:
- Landgericht, Landes- und Bundesbehörden wie oben zu 1.
- Die Industrie- und Handelskammern/Handelskammern sind ausschließlich für Handelspapiere zuständig (z. B. Handelsrechnungen, Dioxinzertifikate, Ursprungszeugnisse, usw.)
Bitte beachten:
- vom Bundesverwaltungsamt Köln (BVA) im Auftrag des Auswärtigen Amtes sind
vorzubeglaubigen: Herstellererklärungen, Handelsregisterauszüge, Vollmachten,
Verträge, Analysen-Zertifikate, Gesundheitszeugnisse, Dioxin-Zertifikate, Heirats-
und Scheidungsurkunden, Geburts- und Sterbeurkunden, sowie Halal-Zertifikate.
Veterinärbescheinigung, Genußtauglichkeits-Bescheinigungen.
- von der IHK sind vorzubeglaubgigen: Handelsrechnungen, Ursprungszeugnisse,
SASO-Zertifikate, Verpackungslisten und Versicherungspolicen. Bitte beachten Sie,
dass Handelsrechnungen nur in Verbindung mit einem Ursprungszeugnis beglaubigt
werden können:
a) Gesundheitszeugnis nur mit Ursprungszeugnis
b) Im Feld Nr. 2 des UZ ist der Empfänger in Saudi Arabien aufzuführen. Für den
Fall, daß die Ware nicht direkt nach Saudi Arabien gesendet wird, ist im Feld Nr. 5
die Adresse in Saudi-Arabien anzugeben.
c) Im Feld Nr. 3 des UZ ist das Herstellerland bzw. sind die Länder genauestens
anzugeben (z. B. Europäische Union ist nicht ausreichend). Stammt die Ware nur
aus einem ausländischen Land, sind auf der Rückseite des Ursprungszeugnisses
Name und Anschrift des Herstellers anzugeben.
d) Im Feld Nr. 4 sind Angaben über die Beförderung zu vermerken (Luft-,
Seefracht oder Landbeförderung).
e) Auf der Rückseite jedes Ursprungszeugnisses ist folgende Klausel anzugeben:
„We hereby declare that the mentioned merchandise is being exported on our own
account. The goods are of pure German origin.“ (bitte beachten Sie: „merchandise“
für Ware, „foodstuff“ für Lebensmittel). Stammt die Ware aus mehreren Ländern,
müssen die Länder in der Klausel entsprechend aufgezählt sein mit Angabe der
Namen und Anschriften der Hersteller in den verschiedenen Ländern. Diese Klausel
ist anschließend von der IHK vorzubeglaubigen.
- Appended Declaration
a) Appended Declaration to Certificate of Origin ist nur dann erforderlich, wenn
im Ursprungszeugnis zwei bzw. mehrere Ursprungsländer angegeben sind
(Formular ist bei der Ghorfa erhältlich, anzufordern per Fax).
b) Appended Declaration to Insurance Company Ist nur dann erforderlich, wenn
eine Versicherungspolice vom Konsulat zu legalisieren ist (s. o.).
c) Appended Declaration to Bill of Lading or Airway-Bill Ist nur dann erforderlich,
wenn ein Bill of Lading vom Konsulat zu legalisieren ist.
Die in Gruppe 3. aufgeführten Deklarationen sind von einem deutschen Notar
vorzubeglaubigen und anschließend von der Ghorfa und vom Konsulat zu
legalisieren. In Ausnahmefällen verlangen die zuständigen saudi-arabischen Stellen
bzw. saudi-arabischen Geschäftspartner die Beglaubigung in den Gruppen 2. und 3.
aufgeführten Dokumenten durch das BVA. Beachten Sie bitte, ob solche
Bedingungen vorliegen.
- Vorschriften für Lebensmittelsendungen:
a) Für Nahrungsmittel, lebende Tiere und tierische Produkte wird ein
Gesundheitszeugnis / eine Genusstauglichkeits- Bescheinigung benötigt.
b) Zu jeder Fleisch- und Geflügelsendung muss ein HALAL-Zertifikat von einem
durch das Konsulat anerkannten, islamischen Zentrum in Deutschland ausgestellt
sein.
c) Bei Lebensmittelsendungen mit ausländischer Herkunft sind
Gesundheitszeugnisse bzw. Halal-Zertifikate des entsprechenden Ursprungslandes
beizufügen. Beachten Sie, daß diese vom Konsulat Saudi Arabien vor Ort zu
beglaubigen und den zur Legalisierung eingereichten Dokumenten zur Überprüfung
beizufügen sind.
Punkt a) und b) sind vom B V A vorzubeglaubigen.
- Legalisierungsverfahren und -gebühren:
a) Alle Handelsdokumente (außer Vollmachten), die vom Konsulat zu beglaubigen
sind, müssen vorerst von der GHORFA, vorbeglaubigt werden. D. h. Alle Anträge
sind bei der Ghorfa direkt einzureichen und werden nach Vorbeglaubigung durch
einen Repräsentanten der Ghorfa an die Konsularabteilung weitergeleitet.
b) Ein detailliertes Begleitschreiben (Orginal-Firmenbogen DIN A 4) über die
beigefügten Dokumente sowie einen vorfrankierten, adressierter DIN A 4-
Rückumschlag sind den zu legalisierenden Dokumenten stets beizufügen. Das
Begleitschreiben muss beinhalten: Absender, Empfänger, Warenart (bei
Lebensmitteln mit Angabe des Ursprungs tierisch o. pflanzlich), Warenwert, -
gewicht, -menge, Beförderungsart, Schiffsangabe, Anzahl der Dokumente.
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